IAMDP dan PP baru-(4)

Dalam episode yang lalu (seri IAMDP dan PP baru-(3); telah diinformasikan tentang terpilihnya 3 Boss IAMDP. Berikut saya kutipkan salah satu @ dari Alumni. ”Selamat buat Pak HERU, Ketua Dan Waket terpilih dan ERNIE yang sudah menyelenggarakan pemilihan wajar tanpa kampanye dan rekayasa team sukses ini. Semoga jadi tradisi berkelanjutan dalam Pemilihan Kepengurusan IAMDP”.

Sedangkan balasan dari salah seorang terpilih : ”Terima kasih atas informasinya ; patut disyukuri proses pemilihan dpt berjalan sesuai dg hasil rpt pp serta prosesnya didukung mayoritas anggota ; ucapan terima kasih saya kpd sdr2 yg memilih nama saya yg sdh tua ini, sejujurnya saya berharap muncul regenerasi oleh angkatan alumni yg lebih muda yg pasti lebih enovatif & energik; akhirnya tolong doakan kami bertiga agar mampu menyusun PP baru yg bersedia mengabdi bagi eksistensi IAMDP yang disayangi oleh para anggotanya ,Amin ”

Dalam kisah eh tulisan sebelumnya seri (2); dan (3), secara berulang saya sajikan sebagai pengingat bahwa : Berorganisasi adalah selera dan kesepakatan menggapai sesuatu. Begitu 3 Boss IAMDP terpilih, maka beliau bertiga wajib menyusun Kabinetnya.

Karena itu wajar kalau tanggapan para alumni hanya berkisar pada ucapan selamat dan bagian dari tulisan lain tidak banyak tersentuh pada komentar artikel, maklum itulah demokrasi tidak ada yang salah atau benar secara hitam putih, semua berjalan sesuai kesepakatan dan enjoy menjalaninya.

Cuplikan artikel sebelumnya : ”Habis itu tahapan apa lagi ?;
(a)    Diawali dengan inventarisasi program tahun2 kedepan (merupakan turunan dari Misi IAMDP dan ikutannya);
(b)    Menyusun Kabinet dengan membagi tugas  yang tertera pada butir  (a). Pencarian personil yang kompeten dan bersedia bekerja sosial.
(c)    Menyusun Rencana kerja dan Anggaran tahun 2011/12. Idealnya dibuat oleh Pengurus lama.
(d)    Membuat dan menyepakati strategi, komitmen pengurus baru. Kalau toh dengan alon-alon waton kelakon, sebetulnya tidak masalah. Yang penting maju selangkah-selangkah sudah cukup bagus”.

Saya ingin menyampaikan lanjutannya walau mungkin berbeda yaitu saya mulai dari gambaran tugas sebelum menyusun struktur organisasi dan saya terbiasa tidak mencari personil dahulu baru struktur dibuat. (Kita telah berpengalaman menyiapkan sebanyaknya calon personil, baru kemudian dicarikan kedudukannya, itulah pengalaman ketika membentuk IAMDP)

Kelompok tugas yang saya maksudkan yang akan datang :
(a)    Jabatan yang mengendalikan dan Membawahi 3 Waket, termasuk : Sekretariat (bisa 2 atau 3). serta Bendahara (bisa ditambah dengan Wabend);
(b)    Yang mengkoordinir dan Membawahi  3 Ketua Bidang; Kabid Misi-1; Kabid Misi-2 dan Kabid Sistem Informasi.
(c)    Yang mengkoordinir dan Membawahi  : Membawahi Kabid Misi-3; Kabid Misi-4 dan Kabid Publikasi : MA / Web
(d)    Yang mengkoordinir dan Membawahi  : Membawahi Kabid Penggalangan dana; dan Kabid Evaluasi dan Pengembangan.

Waket 1-3 disamping diberi beban tugas seperti tertera diatas juga tugas utama lainnya mewakili Ketua Umum secara hirarchi. Haruskan Waket berjumlah 3?. Tidak harus, yang disajikan itu adalah bidang tugas pengendalinya. Mau cukup Ketua dan satu Waket gak masalah.

Tantangan Jabatan setingkat Bidang menurut pendapat saya yang tentu saja sangat berpeluang untuk ditawar yaitu :
(a)    Kesekretariatan (diantaranya : Menyelenggarakan rapat, menuangkan kesepakatan secara tertulis misalnya menjadi Keputusan PP; Mengkompulir rencana kegiatan dari masing2 Unit dan pekerjaan lain yang ditetapkan Ketua / Waket).
Sedangkan Bendahara : Mengkompulir rencana kebutuhan uang dari Unit / Cabang; Mengelola, merealisir keuangan, mempertanggung jawabkan; mengelola Aset dan Inventaris; serta  pekerjaan lain yang ditetapkan Ketua / Waket
(b)    Pemeliharaan data keanggotaan dan pemberdayaan (Catatan : Alumni adalah mantan yang bersekolah di MDP; Anggota IAMDP adalah yang membayar iuran a Rp 10.000,-/bulan sesuai keputusan rapat 20/7/11; mengangsur mencari tahu kemampuan berorganisasi dan skill lain para anggota; untuk diberdayakan ikut membantu memajukan IAMDP, Koresponden/reporter MA; menjadi Kontributor/Author Web dan berkegiatan di Cabang IAMDP), sedemikian rupa sehingga dapat mencegah dobel jabatan
(c)    Bidang yang mengurus perjalanan menuju tercapainya Misi-1. (Membina dan mengembangkan semangat kekeluargaan antar alumni dan civitas akademika)
(d)    Bidang yang mengurus perjalanan menuju tercapainya Misi-2 (Membantu mencerdaskan siswa  Mater Dei Probolinggo)
(e)    Bidang yang mengurus Sistem Informasi (Misalnya Data Base Anggota sederhana yang kompatibel dengan Web yang diisi oleh yang bersangkutan atau kalau sangat sulit titip kepada Cabang; DB Keuangan masuk (Iuran bulanan, sumbangan hibah  dan pemasukan lainnya); Pengeleuaran keuangaan (sehingga tampak alokasi dananya apakah sudah tersebar ke unit organisasi); Meningkatkan tampilan Web sehingga makin diminati pembaca (Alumni dan bukan), serta diminati oleh calon pemasang iklan. Lebih ideal lagi jika PP menyeiakan Data base di Web kita tentang data buku perpust SMAK, sebagai alat untuk pemesanan buku yang ingin dipinjam siswa.
(f)    Bidang yang mengurus perjalanan menuju tercapainya Misi-3 (Mensejahterakan alumni dan civitas akademika)
(g)     Bidang yang mengurus perjalanan menuju tercapainya Misi-4 (Mensejahterakan alumni dan civitas akademika)
(h)    Bidang Publikasi tentang : Sosialisasi keberadaan dan manfaat IAMDP; capaian prestasi masing unit organisasi, mempengaruhi Alumni agar menjadi anggota melalui Web, MA dan bekerja sama dengan Unit yang mengurus Keanggotaan dan pemberdayaan serta merangsang terbentuknya Cabang2.
(i)    Bidang Penggalangan dana : Mengontrol dan membangkitkan pembayaran iuran, sumbangan, hibah dan upaya pencarian iklan.
(j)    Bidang Evaluasi dan pengembangan : Menerima informasi rencana dan realisasi program dari masing2 Unit; menerima keputusan Ketua / Waket tentang program prioritas; untuk dievaluasi realisasinya dan mengusulkan pengembangan organisasi sehingga menciptakan diferensiasi organisasi
Semua sajian diatas atau skala prioritas yang didahulukan atau dihapus adalah tergantung kesepakatan dan kondisi. Jadi gak perlu risau dan merasa kesulitan. Karena program dan sasaran yang ideal berciri : Jelas (spesifik); Berbatas / bertahapan waktu (time frame); Terukur serta Moderat (tidak menyulitkan dan tidak terlampau mudah)

Sekali lagi sajian ini adalah opini, yang tidak harus dianggap benar. segalanya tergantung pada Pengurus terpilih (formatur). Opini ini masih bersambung, jika banyak peminatnya, tulisan lanjutan akan disiapkan;

Saya juga teringat Judul artikel lainnya ”Kunjungan Web lagi”. Tulisan itu akan diteruskan jika jelas ada yang menantikan kelanjutannya. Kita tunggu komentar2 anda. (FatchurR)