Memimpin rapat yang efektif

Bila Anda sering menghadiri atau memimpin rapat dan waktu sangat berharga bagi Anda, kami sarankan Anda untuk menggunakan metode yang kami sarankan di situs ini. Karya Charles Swindol, berjudul ‘Come Before Winter and Sharing my Hope,’ ia menulis, salah satu pemboros waktu adalah rapat.

Rapat di komunitas Anda, assosiasi professi yang Anda ikuti atau  perusahaan, Anda bisa mengetahui seberapa efektif rapat yang Anda ikuti selama ini. Inti persoalan tentang rapat hampir sama; banyak waktu terbuang. “Salah satu pemboros waktu adalah rapat.”

Sering peserta rapat bicara bertele-tele. Rapat sering dilakukan tanpa persiapan. Pernah CEO tiba-tiba memanggil para manager untuk rapat. Kebanyakan para manager termasuk Vice President tidak tahu apa yang akan dibicarakan. Peserta rapat datang tanpa tahu apa yang harus dipersiapkan.

Sering rapat diadakan tidak penting, dan tak ada yang baru. Bila dianalisa cermat, rapat demikian tidak perlu mengundang manager-Vice President. Cukup 2 orang yang hadir. Tidak harus semua manager dan ViP  hadir, yang jumlahnya waktu itu 10 orang. “Rapat itu perlu. Tapi, agar efektif dan punya ‘added value'”

Dalam banyak hal rapat penting dan perlu memonitor operasi organisasi, menginformasikan hal-hal yang perlu. Rapat juga penting untuk pengambilan keputusan mengenai kebijakan atau sasaran. Rapat juga perlu membicarakan isu yang berkembang. Dalam banyak hal, rapat masih banyak artinya.

Yang perlu dipertimbangkan, memimpin rapat secara efektif. Agar waktu yang digunakan setiap peserta rapat bernilai atau ada ‘added value’ dari sebuah rapat. Perlu dingat setiap jam peserta rapat adalah pengeluaran (jika diasumsikan Perusahaan).

Misalkan manager bergaji Rp25 juta / bulan, maka manager itu dibayar perusahaan Rp104.000 per jam. Jadi, bila seorang manager rapat dua jam, manager ini menghabiskan pengeluaran Rp208.000. Bila rapat berdurasi 2 jam dihadiri 8 manager bergaji Rp25 juta per bulan, maka perusahaan mengeluarkan biaya Rp1.7 juta untuk rapat itu. Bila rapat ini tidak membuahkan hasil berarti, maka perusahaan rugi Rp1.7 juta.

Yang hadir dari rapat bukan Perusahaan pun akan dirugikan jika rapat berjalan tidak sitematis (ber tele-tele)

Anda mungkin bertanya agar rapat efektif. Salah satu metode dengan membuat peraturan :

• Matikan Nada Dering Handphone
• Berikan Kontribusi
• Hadiri Keseluruhan Rapat
• Sikapi Perbedaan dengan Positif
• Jangan Melakukan ‘Meeting within meeting’
• Lakukan Interupsi pada Saat yang Tepat
• Ambil Keputusan
• Tanggapi Hal-Hal yang Perlu Ditindak Lanjuti

Namun yang sulit dikontrol, pembicaraan bertele-tele, argumentasi yang tidak perlu atau topik beralih dari topik yang satu ke topik lain tanpa kesimpulan jelas. Agar tiap peserta rapat tidak berargumentasi yang tidak perlu, agar mayoritas peserta rapat tidak diam serta metode yang membuat rapat menarik dan tetap berjalan efektif, berikut uraiannya :

Bila Anda belum memiliki metode yang efektif, kami sarankan Anda menggunakan metode yang baru, yaitu Effective Meeting with Six Hats. Ini adalah solusi, barangkali solusi terbaik, agar rapat Anda efektif. Anda tidak lagi mendengar argumentasi yang tidak perlu.

Tidak ada lagi peserta yang bicara bertele-tele. Tidak ada lagi peserta yang pasif. Tidak ada lagi topik yang keluar dari agenda rapat. Teknik ini mudah digunakan. Anda merasa efektifitas rapat dengan menggunakan metode ini. Lebih dari itu, Ada tidak akan memboroskan waktu. Biaya yang dikeluarkan tidak terbuang percuma. (http://www.putra-putri-indonesia.com/memimpin-rapat.html)-FatchurR