Periode ke-2 akan berakhir(18)

Mengelola Rapat

Bisa jadi anda akan mencibir, lha rapat ae masuk Web; Tapi gak apa komentar itu, yang penting, silahkan anda lanjutkan membacanya, siapa tahu ada manfaatnya bagi organisasi kita. Bila Anda sering hadir atau memimpin rapat dan waktu sangat berharga bagi Anda, disarankan Anda menggunakan metode yang kami sarankan di situs ini.

Dalam karya Charles Swindol, berjudul ‘Come Before Winter and Sharing my Hope,’ ia menulis salah satu pemboros waktu adalah rapat. Anda tentu pernah / sering ikut atau memimpin rapat itu di komunitas Anda, assosiasi professi yang Anda ikuti atau  perusahaan, Anda bisa tahu efektifas rapat yang Anda ikuti selama ini. Inti persoalan rapat hampir sama; banyak waktu terbuang.

“Salah satu pemboros waktu adalah rapat.”

Sering sekali, peserta rapat bertele-tele. Rapat kadang sering dilakukan tanpa persiapan. Saya pernah mengalami situasi seperti ini. Saya Pernah mengalaminya. Peserta rapat datang tanpa tahu apa yang harus dipersiapkan, walau sebelumnya bahan telah dikirimkan via email.

Dan bisa ditebak hasilnya. Sering kali, rapat tidak ada hasil penting. Tidak ada yang baru. Bahkan bila dianalisa lebih cermat, untuk rapat demikian mestinya cukup via email, WA, BBM atau alat komunikasi lainnya. Khususnya kalau jumlah yang hadir jauh dari harapan

“Rapat itu perlu. Bagaimana agar rapat itu efektif dan ber’added value’ bagi IAMDP”

Rapat itu penting dan perlu diadakan untuk memonitor realisasi program IAMDP,  menginformasikan hal-hal yang perlu dikomunikasikan. Disamping juga untuk pengambilan keputusan mengenai kebijakan, target atau sasaran IAMDP. Rapat juga perlu untuk membicarakan isu bertalian dengan Almamater.

Agar waktu yang digunakan tiap peserta rapat bernilai (ber-‘added value’), Salah satu metode yang dipilih adalah dengan membuat peraturan seperti berikut:

• Matikan Nada Dering Handphone, diganti getar
• Berikan Kontribusi
• Hadiri Keseluruhan Rapat
• Sikapi Perbedaan dengan Positif

• Jangan Melakukan ‘Meeting within meeting’
• Lakukan Interupsi pada Saat yang Tepat
• Ambil Keputusan
• Tanggapi Hal-Hal yang Perlu Ditindak Lanjuti

Namun yang sulit dikontrol adalah pembicaraan bertele-tele, argumentasi yang tidak mengarah kepada manfaat bagi almamater dan masyarakat atau topik beralih dari topik yang satu ke topik yang lain tanpa ada kesimpulan jelas.

Marilah kita memberikan argumentasi yang perlu, agar mayoritas peserta rapat tidak diam saja dan membuat rapat menarik dan tetap berjalan efektif

Cobalah membuat aturan agendanya (silahkan di ubah, wong segala hal ini terserah kesepakatan kok) :

a-Evaluasi sebelumnya : Setelah pembukaan, marilah dievaluasi hasil rapat (kesepakataan) sebelumnya, adakah kendala dan bahas upaya cari solusinya

b-Membahas isu penting : Mari kita dengarkan kesulitan dan pendapat peserta atas isu isu yang bertalian dengan kesulitan Pengurus (peserta)

c-Kompulasi keluhan dan harapan para Alumni : Cobalah inventarisasi hal hal yang bertalian dengan kondisi dan harapan Almamater (Alumni, siswa dan sekolah)

d-Menampung ide baru-inovasi dan diferensiasi, hal2 yang membedakanb Alumni kita dengan Alumni lain

d-Perencanaan dan target baru : Kompulasi dari 3 agenda tadi menjadi kesepakaatan solusi dan menjadikannya sebagai program dan target baru.

e-Membahas tata cara (mekanisme) dan prosedur menggapai target baru tersebut

f-Bahasan lainnya, bebas wis sak karepe kondisi saat itu

Ini adalah solusi, barangkali solusi terbaik, agar rapat Anda efektif. Anda tidak lagi mendengar argumentasi yang tidak perlu. Tidak ada lagi peserta yang bicara bertele-tele. Tidak ada lagi peserta yang pasif. Tidak ada lagi topik yang keluar dari agenda rapat.

Selain itu, teknik ini mudah digunakan. Anda akan langsung merasakan efektifitas rapat Anda dengan menggunakan metode ini. Lebih dari itu, Ada tidak akan memboroskan waktu. Rapat serius tapi santai itu ; Ada rencana jadwal mulai dan selesainya dan Tidak terlambat dan membudayakan rapat dimulai sesuai jadwal.

Sekali lagi, berbicara masalah IAMDP, bukanlah memulai dari keluhan karena kekurangan yang kita perbuat selama ini, tetapi memandang ide ini dengan positip dan mari kita melangkah perlahan, gremet tapi teruuuuus maju. Bersambung ………………………

(http://www.putra-putri-indonesia.com/memimpin-rapat.html)-Aguk