Menyimpan dokumen ke digital

Kini kita memasuki era digital, satu persatu industri mulai gabung dengan teknologi digital. Mulai dari industri percetakan-industri musik-industri kamera-industri perfilman. Mungkin sedikit orang yang menyadari kita perlu menyimpan dokumen kita kedalam bentuk digital.

Standar umum file untuk menyimpan dokumen digital adalah format file PDF yang dikembangkan perusahaan Adobe sejak 1990. Alat untuk mendigitalkan kertas dokumen adalah scanner. Kini jenis teknologi scanner seperti flatbed scanner, automatic document feeder (ADF) scanner, portable scanner, book scanner, yang memiliki fungsi yang berbeda.

Scanner flatbed umumnya untuk scanning foto, automatic document feeder (ADF) scanner untuk : scanning banyak lembaran kertas dokumen, portable scanner digunakan oleh pengguna notebook karena bentuknya kecil-ringan sehingga mudah dibawa, book scanner untuk scanning buku tebal yang bertujuan merubah buku kita jadi buku digital.

Keuntungan apabila kita menyimpan kertas dokumen kita kedalam bentuk dokumen digital adalah:

1-Mudah di backup (dicopy).

2-Mudah dicari (search).

3-Mudah dipindahkan atau berbagi (dikirim melalui email dll.).

4-Ada level security untuk dokumen digital yg bersifat rahasia.

5-Tidak membutuhkan ruang yang besar (karena ukuran media penyimpanan semakin kecil).

6-Siap di reproduksi setiap saat, tanpa mengalami penurunan kualitas.

Kini Perusahaan2 swasta-pemerintah menerapkan sistem penyimpanan dokumen dalam bentuk digital.

Contoh penggunaan dokumen digital dalam kehidupan sehari-hari adalah:

1-HRD menyimpan data CV karyawan.

2-Keuangan menyimpan voucher transaksi harian.

3-Surat kontrak kerjasama.

4-Dokumen pribadi seperti Kartu Keluarga, KTP, PassPort, Akte Kelahiran, Ijazah, dll.

5-Kartu Nama bisnis.

6-Notaris menyimpan dokumen-dokumen klien.

7-Marketing menyimpan katalog atau brosure.

8-Universitas menyimpan data siswa.

9-Perkantoran menyimpan laporan untuk dikirim melalui email.bdan masih banyak lagi….

Dengan bantuan scanner, kita dapat menyimpan kertas dokumen kedalam bentuk digital dan dapat meningkatkan produktifitas kita dan menghemat biaya. (Benny Darmawan; http://teknologi.kompasiana.com/terapan/2014/05/30/perlunya-menyimpan-kertas-dokumen-kedalam-bentuk-dokumen-digital-661276.html)-FatchurR